La gestion de documents est le processus de gestion des documents tout au long de leur cycle de vie, depuis leur création, leur révision, leur stockage et leur diffusion jusqu’à leur archivage ou leur élimination.

Questions fréquemment posées sur les systèmes de gestion de documents

Comment mon entreprise ou mon organisation pourrait-elle bénéficier de l’utilisation d’un système de gestion de documents ?

Il peut vous aider, vous et votre entreprise, à être plus efficace dans l’utilisation de votre temps, ce qui vous fera économiser de l’argent. Les systèmes de gestion de documents permettent de capturer, d’indexer, de récupérer, de modifier, d’annoter et de distribuer le papier, les documents électroniques et les images via un réseau local (LAN), un réseau étendu (WAN), un télécopieur, un courrier électronique, une imprimante ou l’Internet ; de relier d’autres logiciels à votre système de gestion de documents pour une solution personnalisée ; et même de distribuer de grandes quantités d’informations dans un large éventail de formats en utilisant la technologie des CD ou des DVD. Qu’est-ce que la gestion de documents ?

La gestion de documents est un moyen de gérer facilement vos fichiers papier par voie électronique et de créer plus d’espace de bureau tout en gagnant du temps au lieu de passer de précieuses minutes à essayer de trouver ce document papier. Les documents papier sont numérisés et convertis en un fichier image (tel que .tif), puis classés électroniquement sur un support informatique. Vous pouvez facilement récupérer, annoter, indexer et archiver ces fichiers.

Quels sont les avantages de l’utilisation d’un système de gestion des documents ?

Il peut vous aider, vous et votre entreprise, à être plus efficaces dans la gestion de votre temps, ce qui vous permettra de réaliser des économies. Les systèmes de gestion de documents peuvent : capturer,

• Indexer
• Récupérer
• Editer
• Annoter et distribuer le papier, les documents électroniques et les images via un réseau local (lan), un réseau étendu (WAN), un fax, un e-mail, une imprimante ou l’Internet

Relier d’autres logiciels à votre système de gestion de documents pour une solution personnalisée et même distribuer de grandes quantités d’informations dans un large éventail de formats en utilisant la technologie des CD ou des DVD. La gestion de documents est un moyen de gérer facilement vos fichiers papier par voie électronique et de créer plus d’espace de bureau tout en gagnant du temps au lieu de passer de précieuses minutes à essayer de trouver ce document papier. Les documents papier sont numérisés et convertis en un fichier image (tel que .tif), puis classés électroniquement sur un support informatique. Vous pouvez facilement retrouver, annoter, indexer et archiver ces fichiers.

Mon entreprise souhaite gérer ses documents plus efficacement et envisage un système de gestion des documents. Par où commencer et que rechercher ?

Répondez d’abord à ces questions :

• Pourquoi pensez-vous avoir besoin d’un système de gestion de documents ?
• Où voulez-vous l’installer ?
• Combien de personnes devront l’utiliser ?
• À quoi servira-t-il ?
• Qui en sera chargé et qui en assurera la maintenance ?

Faites maintenant des recherches pour trouver le système de gestion de documents qui vous convient le mieux. En choisissant le produit, gardez à l’esprit le nombre de personnes qui devront avoir accès au système de gestion de documents et commencez à rédiger un plan de mise en œuvre de ce système.

• Gardez votre plan simple.
• Gardez les détails jusqu’à ce que vous ayez mis en place le système de base.

Vous pouvez réserver une session de stratégie de gestion de documents dès aujourd’hui.

Une fois que vous savez quel système vous allez choisir, affinez votre plan de mise en œuvre de la gestion des documents. Installez le système et veillez à ce que tous ceux qui l’utiliseront reçoivent une formation adéquate. Apprenez le système dans ses moindres détails.

 Comment puis-je préparer mon entreprise en cas de perte de données ou de violation de la sécurité ?

Vous pouvez prendre certaines mesures qui vous aideront à faire face à une éventuelle catastrophe dans votre entreprise ou votre organisation. Posez-vous les questions suivantes :

• En cas de catastrophe, quelles sont les informations ou les données dont on a besoin pour diriger cette organisation ou accomplir les tâches ?
• Quelle est l’importance des dossiers de vos clients et de vos employés, de la comptabilité et des autres informations de l’entreprise ?
• Comment peut-on stocker ces informations essentielles afin de pouvoir « continuer normalement » même si un désastre frappe l’entreprise ?

Sauvegardez toujours ces informations sur un autre support, qui peut rester au bureau, mais aussi sur un serveur qui peut être hors site ou sur un support qui peut être emporté et stocké hors site. Vous devez prévoir la fréquence à laquelle vous sauvegarderez ces informations. Le fait de disposer de quelques emplacements hors site différents où ces informations sont stockées ou sauvegardées vous aidera à protéger votre temps et vos investissements financiers.

Qu’est-ce que la conversion de fichiers d’archives ?

Lors de la mise en œuvre initiale d’un système de gestion de documents, il y a généralement beaucoup de documents et d’informations existants. La numérisation de ces anciens documents ou la conversion des données d’un format à un format accepté par le nouveau système de gestion de documents, afin qu’elles puissent être stockées et récupérées électroniquement, s’appelle la conversion de fichiers anciens.

Combien de temps allons-nous réellement gagner ?

Plus de temps que vous ne le pensez. Un employé type passe 30 à 40 % de son temps à chercher des documents – dans les courriels, les disques durs et les classeurs. Ce chiffre ne tient pas compte du temps nécessaire pour numériser, copier, envoyer ou classer à nouveau le document. Ne serait-il pas agréable de récupérer ce temps et de l’utiliser à meilleur escient ? Avec le bon système de gestion des documents, c’est possible !

Quels types de documents peuvent être stockés ?

Le système de gestion de documents s’adapte à tous les types de documents que vous pouvez imaginer,

• Y compris les images numérisées de documents papier,
• Les documents contractuels,
• Les fichiers de traitement de texte,
• Les fichiers graphiques,
• Les fichiers de marketing,
• Les feuilles de calcul,
• Les fichiers pdf,
• Les fichiers texte,
• Les photographies,
• Les dossiers du service clientèle,
• Les dossiers de maintenance,
• Les dossiers de développement de produits,
• Les brevets,
• Les dossiers des patients,
• Les dessins techniques,
• Les dossiers juridiques,
• Les relevés de notes des étudiants,
• Les dossiers comptables et les fiches de données de sécurité, pour n’en citer que quelques-uns.

Si un utilisateur dispose d’un accès sécurisé approprié, il peut récupérer n’importe quel fichier en quelques secondes. Et comme on prend en charge un large éventail de types de scanners, il n’y a vraiment aucune limite aux types de documents que vous pouvez capturer et stocker. Un article proposé gratuitement par evo, société spécialisée en GED. Voir https://evok.com/fr/gestion-electronique-documents/ pour en savoir plus !